Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Die App wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.
• Es gibt keine Analyse, keine Werbung, kein Tracking und keine Profilbildung.
• Es gibt keine Bausteine fremder Anbieter – keine sozialen Netzwerke, keine Karten, keine Videos, keine Schriftarten von fremden Servern. Alles kommt vom eigenen Server, auch die Logos der Partner. Kein fremder Anbieter erfährt, dass Du hier bist.
• Es wird nicht mitgeschrieben, wer welche Seite aufruft. Ein Zugriffsprotokoll gibt es nicht.
• Die App setzt zwei technisch notwendige Cookies und keine weiteren. Deshalb fragt sie auch nicht danach.
• Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten sind freiwillig und werden nur mit Deiner ausdrücklichen Einwilligung gespeichert. Du kannst sie jederzeit wieder löschen.
• Deine E-Mail-Adresse bekommen andere Teilnehmende nicht. Es gibt außerdem keinen Newsletter, keine Zahlungsabwicklung und kein Kontaktformular.

Welche Daten wir verarbeiten

Wozu es die App gibt: Sie organisiert die Veranstaltungen der dbbjb – die Zu- und Absage, Verpflegung und Unterkunft, Tagesordnung, Unterlagen, Anträge und Wahlen. Erhoben wird nur, was dafür gebraucht wird.

Deine Stammdaten

Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, Verband oder Gliederung und – wo es auf den Bezirk ankommt – der Regierungsbezirk. Eine Telefonnummer ist freiwillig.

Woher sie kommen: aus der Meldung Deines Verbands beziehungsweise Deiner Gliederung an die Geschäftsstelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO – Durchführung der Veranstaltung und Erfüllung der satzungsmäßigen Aufgaben des Verbandes.

Deine Teilnahme

Rolle, Mandat und entsendende Stelle, Stimmberechtigung, Deine Zu- oder Absage mit Zeitpunkt, die zugewiesene Unterkunft sowie – am Veranstaltungstag – der Zeitpunkt Deiner Ankunft beim Check-in.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Mandat und Stimmberechtigung sind nötig, weil die Satzung sie verlangt.

Deine Angaben zur Organisation

Verpflegung (etwa vegetarisch), Zimmerwunsch beziehungsweise der Wunsch nach einem Einzelzimmer und – für die Abrechnung der Fahrtkosten – Anschrift und Mitfahrende.

Alles freiwillig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wer nichts einträgt, nimmt trotzdem teil – nur Verpflegung und Zimmer lassen sich dann nicht nach Wunsch planen.

Allergien, Unverträglichkeiten und Besonderheiten

Diese Angaben sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt. Sie werden ausschließlich mit Deiner ausdrücklichen Einwilligung gespeichert; den Zeitpunkt der Einwilligung halten wir fest, um sie belegen zu können. Sie dienen einzig dazu, dass Küche und Tagungsbüro Rücksicht nehmen können.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen – lösche das Feld auf der Seite „Verpflegung und Zimmer“ oder schreib der Geschäftsstelle. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Diese Angaben liegen technisch getrennt und sind nur für die wenigen Personen sichtbar, die dafür ausdrücklich freigeschaltet sind – nicht für die übrige Geschäftsstelle und nicht für die Versammlungsleitung.

Anträge, Wahlen und Nachrichten

Wenn Du einen Antrag einreichst, werden Titel, Antragstext, Begründung und Dein Name als antragstellende Person gespeichert. Freigegebene Anträge sind für alle Teilnehmenden der Veranstaltung sichtbar – das ist ihr Zweck. Für Wahlen gilt dasselbe für Deine Kandidatur und eine von Dir eingereichte Bewerbung. Wer eine Nachricht an alle schreibt, erscheint mit Namen darunter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Verbindung mit der Satzung. Gewählt wird auf Stimmzetteln – die App nimmt keine Stimme entgegen und speichert kein Stimmverhalten.

Redner und Gäste

Zu Gästen, die bei einer Veranstaltung sprechen – etwa zur Festrede, zu einer Podiumsdiskussion oder zu einem Grußwort –, speichern wir Name, Funktion, den Anlass des Auftritts, eine kurze Vorstellung und ein Foto mit Bildnachweis. Diese Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von den Personen selbst; sie haben keinen Zugang zur App.

Die Seite ist nicht öffentlich. Sie ist nur für angemeldete Teilnehmende der Veranstaltung sichtbar, und das gilt auch für die Bilder – sie werden von unserem Server ausgeliefert und erst nach einer Berechtigungsprüfung. Ein Eintrag, der noch vorbereitet wird, ist für niemanden sichtbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, den Teilnehmenden mitzuteilen, wer bei der Veranstaltung spricht. Fotos verwenden wir nur mit Nachweis der Quelle und der Nutzungsbedingungen. Wer nicht genannt werden möchte, wendet sich an die Geschäftsstelle; der Eintrag wird dann entfernt.

Deine Mandatsbescheinigung

Die Bescheinigung für Deine Dienststelle wird bei jedem Abruf neu erzeugt und nirgends gespeichert. Es entsteht keine Liste, wer sie wann geholt hat.

Wer Deine Daten sieht

Jede Berechtigung wird auf dem Server geprüft, nicht nur in der Anzeige.

• Geschäftsstelle und Tagungsbüro führen die Teilnehmerdaten: Anwesenheit, Zimmer, Rückmeldungen, Unterlagen und Anträge.
• Die Versammlungsleitung sieht keine Teilnehmerdaten. Für die Feststellung der Beschlussfähigkeit bekommt sie zwei Zahlen – wie viele stimmberechtigt und wie viele davon eingecheckt sind. Keine Namen, keine Liste.
• Die Antragskommission liest die Anträge mit und ändert nichts.
• Andere Teilnehmende sehen – wenn die Teilnehmerliste freigeschaltet ist – Namen, Verband und Rückmeldung. Nicht sichtbar sind Deine Anschrift, Dein Zimmerwunsch und Deine Gesundheitsangaben.

Änderungen in der Verwaltungsoberfläche werden protokolliert (wer wann welchen Eintrag geändert hat). Das dient der Nachvollziehbarkeit und betrifft die Verwaltenden, nicht die Teilnehmenden.

Anmeldung, Cookies und Protokolle

Wie Du Dich anmeldest

Du bekommst einen persönlichen Anmeldelink per E-Mail. In der Datenbank liegt nicht der Link, sondern nur ein Prüfwert, aus dem er sich nicht zurückrechnen lässt. Legst Du ein Passwort fest, wird auch dieses nicht im Klartext gespeichert. Wer Zugang zur Verwaltung hat, braucht zusätzlich einen zweiten Faktor.

Misslungene Anmeldeversuche werden gezählt, um Durchprobieren zu bremsen. Gespeichert werden dabei nur die interne Personennummer und der Zeitpunkt – nie die eingetippte Adresse. Eine gelungene Anmeldung löscht diese Einträge wieder; eine Anmeldegeschichte entsteht nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit der Konten.

Cookies

Die App setzt genau zwei Cookies, beide technisch notwendig: eines für Deine Anmeldung (bis zu sieben Tage) und eines zum Schutz von Formularen gegen Missbrauch. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies – deshalb fragt die App auch nicht nach einer Einwilligung. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Protokolle

Es wird kein Zugriffsprotokoll geführt. Wer wann welche Seite aufgerufen hat, wird nicht aufgezeichnet. Aufgeschrieben werden nur technische Fehler – damit sich Störungen beheben lassen – und der Versand der Anmeldelinks, damit die Frage „bei mir kam nichts an“ beantwortet werden kann. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verschlüsselung

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (TLS).

Empfänger, Server und Speicherdauer

Wer die Daten außer uns berührt

Der Server steht bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die E-Mails laufen über den Mailserver des Verbandes. Weitere Empfänger gibt es nicht: keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU, keine Weitergabe zu Werbezwecken, kein Verkauf von Daten.

Wie lange wir speichern

• Angaben zu Verpflegung, Zimmer und Gesundheit gelten für die jeweilige Veranstaltung und werden mit deren Archivierung gelöscht.
• Anmeldelinks werden gelöscht, sobald sie abgelaufen sind.
• Stamm- und Teilnahmedaten bleiben, solange sie für die Veranstaltung und ihre Nachbereitung gebraucht werden.
• Anträge, Beschlüsse und Wahlergebnisse gehören zur Niederschrift der Versammlung und bleiben dauerhaft erhalten – sie sind der Nachweis darüber, was beschlossen wurde.
• Angaben zu Rednern gelten für die jeweilige Veranstaltung und werden mit deren Archivierung gelöscht.

Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Dich gespeichert haben (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt. Eine formlose Nachricht an die Geschäftsstelle genügt.

Wenn Du meinst, wir gingen mit Deinen Daten falsch um, kannst Du Dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist das

Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach

Am schnellsten geht es allerdings direkt: info@dbbjb.de.